Изменения юр. адреса для ООО

1. Определитесь с новым помещением для смены адреса ООО

Юридический адрес в законодательстве - это место, где постоянно находится действующий исполнительный орган компании. Иначе - где работает руководитель. Такой адрес необходим, чтобы встать на учет в налоговом органе. Именно на этот адрес будет поступать корреспонденция, по нему налоговая приедет с выездной проверкой. Юр. адрес при взаимодействии с ФНС обязателен и он всегда должен быть актуальным. По этой причине важно грамотно действовать, если вам однажды придется изменить адрес ООО. В начале нашей инструкции по смене адреса ООО мы рассмотрим варианты помещений, в которых допускается регистрация юр. лиц.

ООО может получить юридический адрес:

• В помещении коммерческого типа. Как правило, организации выбирают офисы на территории бизнес-центров. Но, если вид деятельности относится к производственным, то ООО должно найти объект, подходящий под стандарты требований к помещениям для конкретных направлений бизнеса.
• В объекте жилой недвижимости. Допускается оформление адреса на место проживания руководителя ООО или одного из членов организации, имеющего долю в капитале от 50%. Жилым объектом признается квартира, комната или частный дом, на территории которого член компании может проживать законно. Не обязательно быть собственником или прописанным в помещении - договорные условия проживания тоже могут быть законными. Но, жилые адреса не подходят для компаний с производственными направлениями деятельности.

При любом из описанных вариантов, компания должна придерживаться основных требований для помещений, используемых в качестве юр. адреса: это могут быть только реально существующие здания, пригодные для своих целей, достроенные, эксплуатируемые. Не получится оформить юр.адрес в доме, который частично или полностью разрушен, либо уже снесен и существует только на документах.

В определенных обстоятельствах участникам ООО проще купить юр. адрес, чем тратить средства на аренду помещения. Покупка юр. адреса - это формальная аренда, предполагающая наличие официального договора с арендодателем, но без возможности полноценного использования объекта. Такой вариант может устроить компанию, для которой не принципиально обеспечение офисных мест, но им необходимо иметь адрес “для налоговой”.

Обращаем внимание: Если вы интересуетесь приобретением юридического адреса, проверяйте помещение максимально внимательно. Следует убедиться, что офис подходит под требования к юр.адресу (в том числе - не используется в целях массовой регистрации), и что продавец имеет права на заключение сделок с помещением. Лучше сделать это лично.

2. Приготовьте необходимые документы по списку

Наиболее затратный по времени этап пошаговой инструкции по смене юр. адреса ООО - это формирование необходимых документов.

Вот, что вам потребуется:

• Решение или протокол;
• Для исправления устава - лист изменений или новая редакция (если исправления необходимы);
• Заполненный бланк Р13014;
• Согласие владельца жилого помещения или письмо с гарантией от собственника коммерческого объекта;
• Чек, подтверждающий оплату госпошлины (если способ подачи предполагает ее оплату).

Далее мы подробно расскажем о каждом из документов, которые нужно собрать для юридического адреса ООО. Образцы также будут предоставлены в дальнейших пунктах.

2.1. Решение участника или протокол собрания

При смене адреса учредители ООО должны в первую очередь подготовить внутренние документы. Тип документа зависит от численности учредителей ООО: если владелец компании один, то он сам пишет решение о смене юр. адреса, а если собственников несколько - они готовят протокол собрания. Любой из документов ФНС принимает в свободной форме, но при условии содержания основной информации. Там должен быть отражен список учредителей, информация о компании, место и дата подписания, решение сменить юр. адрес и если нужно - внести поправки в устав организации. Также, ООО должно выбрать ответственное лицо за регистрацию документов в ФНС.

Решение о смене юр. адреса ООО компания составляет, если ей владеет только один учредитель. Название документа идентично.Это значит, что единственный член ООО сам решил сменить адрес компании и задокументировал этот факт.

Протокол собрания о смене юр. адреса ООО должно подготовить, если учредителей несколько (больше одного, но не более 50-ти - закон ограничивает максимально возможное число учредителей ООО). Подготовка протокола труднее составления решения, так как этот документ предполагает предварительное информирование о собрание, его организацию, вынесение вопросов для обсуждения, голосование, подсчет голосов, подтверждение участия и пр. Чтобы компания могла пойти на смену юридического адреса ООО, нужно вынести на повестку дня такие вопросы:

• Выбрать людей, которым будет отведена роль председателя, секретаря и ответственного за подсчет голосов;
• Отдельно рассмотреть вопрос об изменении адреса ООО;
• Поднять вопрос об изменении устава (если это нужно);
• Обозначить способ, как участники смогут подтвердить свое присутствие и как ООО зафиксирует решения собрания.

Важно заверить документ так, как это указано в уставе общества с ограниченной ответственностью.

2.2. Смена адреса в уставе ООО

Есть ситуации, когда ООО при переезде приходится также менять и текст устава. Эта необходимость определяется тем, как именно в уставе записан текущий юридический адрес компании.

Юридический адрес может быть указан двумя способами:

• Как местоположение. Закон допускает краткую запись юридического адреса, состоящую из кода субъекта, типа и наименования населенного пункта. К примеру, так: код субъекта 60, город Псков.
• Как полный адрес в пределах местоположения. Также адрес может указываться полностью. В этом случае прописывается полноценное описание маршрута, включая микрорайон, улицу/проспект, строение, литеру и номер, а также номер офисного помещения.

В каких случая устав ООО при смене адреса необходимо скорректировать:

• При изменении региона;
• При указании полного адреса в учредительном документе.

В какой ситуации устав ООО при смене адреса не подлежит изменениям:

• При том, что в уставе записано только краткое местоположение, а компания переезжает в пределах того же муниципального образования. Например: в уставе указано местоположение “60, город Псков” и организация нашла новый офис в этом же городе.

В случае, когда устав нуждается в корректировке, компания может внести изменения двумя способами: через лист изменений, который будет служить дополнением к текущей версии документа, или через новую редакцию, которая будет принята взамен действующей. Изменения первым способом удобны, если их немного - если вы указываете только обновленный адрес, листа достаточно. Второй вариант используют, когда одновременно вносят несколько поправок или у компании накопилось уже много листов изменений, из-за которых работа с уставом стала неудобной. Например, новую редакцию принимают, если одновременно с адресом изменяется состав учредителей, вносятся новые пункты в политику Общества и пр. Но, в любом случае, способ отражения изменений - это выбор компании.

2.3. Форма заявления Р13014

До 2020 года изменения в ООО оформлялись двумя документами - заявлениями Р13001 и Р14001. Сейчас вместо этих двух форм используется одна - Р13014. Она позволяет одновременно отразить поправки и в ЕГРЮЛ, и в устав. В новой форме 66 листов, но разумеется, вы должны заполнять не все. Чтобы сменить адрес ООО, достаточно заполнить титульную страницу, лист Б и лист П.

Порядок подачи документа зависит от нового адреса ООО. Рассмотрим все варианты.

Компания выбрала коммерческое помещение в другом городе

В этом случае заявление Р13014 направляется в ИФНС два раза:

• Сначала компания уведомляет прежнюю инспекцию, в течение 7 дней после решения о смене юр. адреса.
• Новая налоговая инспекция уведомляется через 20 дней после принятия положительного решения по первому заявлению.

Поскольку в этом варианте предполагается смена региона, компании в любом случае придется отражать изменение адреса в уставе.

Компания выбрала жилое помещение в другом регионе

Мы уже говорили о том, что юр. адрес ООО может регистрироваться и в жилом помещении, если оно является законным местом жительства директора компании, либо одного из учредителей с долей в капитале от 50%. Обратите внимание, что в этом случае смены адреса ООО по заявлению Р13014 нужно подать форму только один раз, несмотря на то, что регистрирующая ИФНС поменяется. Также, нужно отразить в форме внесение корректировок в устав, поскольку будет изменен населенный пункт.

Компания выбрала новое помещение в том же городе

Даже при перемещении офиса в пределах одного города происходит смена юр. адреса по Р13014. К примеру, организация выбрала помещение в другом бизнес-центре в своем городе из-за выгодной аренды или хорошего расположения. Либо, ООО решило оформить регистрацию по домашнему адресу учредителя, который проживает в этом же регионе. Тогда, форма Р13014 заполняется в зависимости от адреса, указанного в уставе, но в любом случае это будет одноэтапная подача:

• Когда в уставе указано только краткое местоположение - то в форме Р13014 нужно отразить только внесение свежей информации в ЕГРЮЛ, а про устав ничего указывать не надо, ведь субъект прежний.
• Когда в уставе точно прописан подробный адрес - в заявлении Р13014 указывается и на обновление данных в ЕГРЮЛ, и на смену текста учредительного документа.

При любом раскладе смены адреса ООО, заявление Р13014 должно заполняться с учетом строгих требований:

• Бланк заполняется или от полностью руки, или полностью на ПК. Если вам удобнее заполнять документ вручную, то подготовьте ручку с темной пастой и пишите только заглавными печатными буквами. Если заполняете бланк на компьютере, установите в редакторе шрифт Courier New, высота 18.
• В каждой ячейке можно указывать только один символ. Символами считаются не только буквы и цифры, а также знаки препинания и пробелы.
• Допускается двусторонняя печать, однако сшивать документ не нужно.
• Если вам нужно перенести в бланк сведения из каких-то официальных документов, нужно делать это в точном соответствии оригиналу, вплоть до сокращений.
• При нумерации страниц начните с 001.
• Не используйте лишние разделительные знаки, когда записываете свой номер телефона - он должен начинаться с кода страны +7 и не содержать скобок, тире, точек и пр. Если вы указываете стационарный номер, запишите в начале код города.

При нарушении указанных условий, налоговая не примет документ! Стандартные заявления распознает техника, которая не допускает отклонений от заданного алгоритма. Если вы допустите ошибки - у вас не получится сменить юр. адрес ООО.

2.4. Согласие от владельца помещения

Согласие собственников жилого помещения

• Образец согласия на регистрацию ООО от собственника квартиры DOCX, 26 KB

Согласие собственника нежилого помещения

• Гарантийное письмо от собственника физического лица. DOC, 26 KB
• Гарантийное письмо от собственника юридического лица. DOC, 27 KB

В состав пакета документов при смене юридического адреса ООО входит согласие от владельца нового помещения на то, чтобы в нем был зарегистрирован юридический адрес. Формат документа зависит от назначения объекта - жилое или коммерческое:

• Если новое помещение - жилое, то есть компания встает на учет по домашнему адресу директора или учредителя с долей от 50%. Тогда, владельцы дома или квартиры должны письменно дать согласие. Форма свободная. В документе указывается информация о владельцах жилого объекта, дается разрешение на регистрацию ООО и отмечается наличие законных оснований на проживание представителя компании по этому адресу.
• Если новое помещение - коммерческое, то есть - офис, торговая площадь, производственный ангар и пр. - тогда его собственник пишет гарантийное письмо. Этот документ также предполагает свободную форму заполнения, с отражением согласия владельца на регистрацию юр.лица и заключение договора аренды с ним. В письме обязательно прописываются данные собственника и ООО.

И к согласию, и к гарантийному письму нужно прикладывать подтверждение собственности: копию выписки ЕГРН или копию свидетельства о праве. Так в налоговой смогут сверить истинного владельца помещения и автора письма.

3. Оплатите взнос за государственную пошлину

В случае смене юр. адреса по 13014-ому заявлению, юр.лица уплачивают государственную пошлину в размере 800 рублей. Но, это делается только тогда, когда нужно внести изменения в устав ООО при смене адреса. Значит, если вы вносите корректировки только в ЕГРЮЛ, то платить сбор не надо.

Второй способ уйти от лишних затрат даже при условии изменения устава - это электронная подача документов. Заявители, чьи документы поступили в ФНС в электронном виде, от оплаты государственного сбора освобождены. Так происходит, если директор направляет данные в ФНС онлайн по цифровой подписи, если ООО обращается к нотариусу для онлайн-подачи документов с его ЭЦП или при подаче через МФЦ.

Если же у вас все таки появилась необходимость оплаты госпошлины, то побеспокойтесь об этом до подачи документов и включите чек в пакет бумаг для налоговой. Налоговая может подтвердить платеж и без чека, но во избежание проблем, его лучше иметь при себе. Потому что, если возникнут проблемы при обработке транзакции, вы сможете предъявить прямое доказательство оплаты, а не откладывать смену адреса ООО в ИФНС.

4. Направьте документы о смене адреса ООО в ИФНС

Поскольку адрес ООО налоговая вносит в ЕГРЮЛ и эта информация важна, то в случае переезда вы должны вовремя сообщить в налоговую актуальную информацию - в течение 7 дней с принятия решения смене юр. адреса. В налоговой от вас ждут документы, список которых мы предоставили выше. Данные направляются в регистрирующую ИФНС, к которой вы относитесь территориально.

Подавать данные в налоговую сейчас можно дистанционно или лично. Каждая организация сама выбирает комфортный вариант взаимодействия с ИФНС:

• Отправляет документы онлайн на сайте инспекции с помощью цифровой подписи;
• Пользуется услугами нотариуса, которые передает электронные документы со своей ЭЦП;
• Лично посещает ИФНС с документами в распечатанном виде (в инспекциях электронные документы не принимают);
• Обращается в МФЦ. Это комбинированный вариант - вы приносите распечатанные документы, которые сотрудники центров переводят в электронный формат и передают в ИФНС самостоятельно.

5. Убедитесь в смене юридического адреса ООО

Какое решение о смене юр. адреса примет налоговая, будет известно через 5 рабочих дней. Расскажем, как проверить - зарегистрирован ли ваш новый адрес:

• Найдите в электронной почте сообщение от ИФНС. Его всегда отправляют на адрес, указанный в форме Р13014. В нем вы найдете новый лист записи ЕГРЮЛ, или уведомление с причиной отказа.
• Скачайте на сервисе ФНС выписку из ЕГРЮЛ - это бесплатно.

Даже если вам ответили отказом в смена юр. адреса в налоговой, ситуацию можно исправить. Основная задача - выяснить, почему пришел отказ. Скорее всего, вы не полностью укомплектовали документы, где-то ошиблись при заполнении, допустили опечатку, скачали не актуальный бланк.

Если же адрес внесен, но вы заметили в нем ошибку, то порядок действий будет зависеть от автора этой ошибки. В случае, когда инспектор неверно указал данные, нужно направить в налоговую заявление и попросить исправить недочет. В противоположной ситуации, если вы сами неверно внесли информацию, необходимо заново заполнить Р13014, с верным адресом. При подаче повторного заявления отмечается значение 4 во втором пункте на титульном листе - это означает цель подачи (исправление ошибок, допущенных ранее).