Нужна ли печать для ИП и ООО ?

И ООО, и индивидуальные предприниматели вправе, но не обязаны использовать печать в своей деятельности. Такой подход упрощает документооборот. Однако отказ от печати может значительно усложнить взаимоотношения между организациями, ИП и госведомствами, а также контрагентами.

1. Печать для ИП: особенности применения

Согласно действующему законодательству индивидуальные предприниматели не обязаны использовать печать при документообороте. В письме ФНС №28-10/15239 указано, что индивидуальный предприниматель не обязан изготавливать собственную печать. За ним лишь закрепляется такое право.

С помощью печати не проводится идентификация предпринимателя. Документы заверяются личной подписью ИП, а подтверждение полномочий осуществляется на основании свидетельства о постановки на налоговый учет и паспорта.

Печать нигде не регистрируется, что не позволяет проверить, используется ли она в документообороте. Иногда госорганы и контрагенты требуют объяснений в связи с отсутствием печати. В этих случаях можно объяснить, что проведение документооборота без использования печати ведется в соответствии с ФЗ №129.

2. Печать для ООО: последние изменения

С 07.04.2015 года ООО могут не использовать печать для осуществления документооборота и делопроизводства, согласно ФЗ №82 от 06.04.2015.

В уставе организации должен быть указан способ заверения документов. Договоры, заключающиеся между ООО и контрагентами, скрепляются печатью в том случае, если это указано в соглашении о сотрудничестве между компаниями.

Изменения в применении печати коснулись не всех случаев. Когда использовать печать необходимо:

• Подтверждение подлинности доверенности представителя в административном суде;
• Заверка документов об обучении;
• При приеме по соглашению объекта залога залогодателем;
• При открытии ООО банковского лицевого счета;
• При оформлении первичной кассовой и бухгалтерской документации и т. д.

Не каждый контрагент готов будет принять тот факт, что ООО не ставит печать на документах. Это может негативно повлиять на ведение бизнеса, так как существует вероятность срыва прибыльной сделки.

Однако организация может пользоваться дополнительными печатями даже в том случае, если у нее нет основной круглой. Одним из самых популярных в делопроизводстве является штамп "для документов". Используется он для нанесения печати на внутренние приказы, гражданско-правовые договоры и пр.

ООО может подготовить локальный акт с перечислением в нем используемых видов и назначений дополнительных штампов. Если ООО не использует круглую печать, то дополнительные штампы не стоит использовать для налоговой.

3. Возможные последствия отказа от печати

Печать ставилась на гражданско-правовых документах много лет. Поэтому ее отсутствие вызывает недоверие к организациям и предпринимателям как к ненадежным деловым партнерам. Также это может расцениваться как попытка обмана. В любом случае отсутствие печати может стать причиной срыва сделок.

Например, бизнес-партнер может потребовать заверить документ печатью не потому, что так принято, а из-за собственных регламентов документооборота. Контрагент может потребовать поставить печать по причине того, что бухгалтерия не может принять документ без неё из-за внутренних актов, а не в силу наличия сомнений в честности партнера.

4. Изготовление печати для ИП и ООО

Наиболее распространенными являются круглые печати диаметром 38-42 мм, имеющие фиолетовый, синий или голубой оттиск. На нем указывается следующая информация:

• Наименование ИП/ООО;
• Город (местоположение);
• ОГРИП/ОГРН;
• Прочие реквизиты, если в таковых есть необходимость;
• Символика, разрешенная законом.

Заказать печать можно через интернет, по телефону или при личном посещении специальной организации. Время изготовления – от пары часов до нескольких дней. Иногда может потребоваться предъявить копию свидетельства о регистрации.

На стоимость печати влияет сложность рисунка, объем информации и тип держателя. Все печати делятся на 4 типа: карманные, ручные, автоматические, эксклюзивные.

Для защиты печати от подделки используется специальный шрифт, полутона, контрольные метки, гильотинная сетка и прочие средства защиты.